簡單的檔案管理
8月 27, 2017 生活 , 教育 0 Comments

乾淨的桌面能讓電腦跑更順暢唷

前陣子收到接我後母班的導師訊息，他說我把資料都整理得好清楚讓他上手的很快，心理面小小的開心了一下，因為我把該給他的資料清清楚楚的交接，連檔案、書面紙本、照片一份份整理好交接給他的。

這裡面最重要的就是電子檔的部分了，小編也經歷過經常找不到資料、找不到檔案，甚至用電腦搜尋功能也因為檔案名稱忘記怎麼設定也找不到檔案的窘境，後來小編慢慢摸索出一個簡單的脈絡，從此檔案鬧失蹤的狀況就少很多啦，而且清清楚楚一目了然。

首先最重要的就是將學校資料、私人資料、班級資料、處室資料分開成不同的資料夾，然後在桌面拉出捷徑，以免桌面資料太多造成電腦速度變慢，以下針對學校資料跟班級做簡單的分類介紹。

依照學期區分資料夾

如上圖，先依照學期來建立資料夾，例如106-1教學進度表、106-1OOO計畫、106-1第一次段考考卷.......等等分類。依照時間節點來分類資料，在依照類別、內容設定資料夾名稱，並且把詳細的名稱打在資料夾名稱上（別打一個很容易遺忘的簡寫），往後要找資料比較好找，這步驟千萬不可以少喔。

依照時間、功能來設定檔案名稱

接著檔案名稱也是依照時間截點、學期來設定檔案名稱，例如上圖105-2第一次段考考卷.....然後接著再打班級、科目、題目卷、答案卷這樣來區分，往後要找資料時如果忘記存放在哪，可以用搜尋功能輕鬆找到檔案。

學生作業也可以比照辦理，依照每次交作業的時間設定資料夾名稱，記住資料夾時間截點名稱要統一一個格式，例如17.08.28（2017.08.28）然後後面打上資料夾內容，裡面小編是依照座號姓名來命名，先把座號打在前面再打姓名，windows還會自動排序，這樣清楚知道哪個小朋友沒有交作業。如下圖：

有沒有交作業一目了然

再來，如果只是幫別人做的工作你也不用太生氣，資料留著有一天自己一定用的到，有一次小編被派了個工作讓人很不開心，但還是幫忙了，於是乎我幫那個資料夾取了個特別的名字，這樣以後就知道如果曾經幫人做過什麼可以到這個資料夾找找。不過這名字不太好聽，大家可以想個好點的名字啦，哈哈哈......（因為那時候太生氣了，所以取了個不好聽的名字）

幫別人做的工作也不要急著刪掉

接著最雜的就是班級資料了，小朋友的資料一大堆，但這些資料真的都很重要阿，除了是自己的教學歷程外，建檔後未來要如何套用還有脈絡也都是從這邊來的，所以千萬要收藏好，一開始可以依照班級的畢業年度或是入學年度來設定，例如104 OO班，幫班級取個綽號也不錯，小編就有個班叫做「幼幼班」，所以就106幼幼班這樣來命名。

依照班級年度來命名

然後孩子們升級後，直接在那個資料夾中建立二年級、三年級資料夾，如上圖。那也可以建立一個通用資料的資料夾，例如空白請假單、戶口名簿、身分證、大頭照、證照統計這樣，特別是大頭照及戶口名簿、身分證這種經常用到的東西（高中職較常用到），建檔後要找資料也不必擔心學生遲交或忘記，非常方便。

接著是其他輔導資料、學務資料等等，一樣依照時間截點來處理，而且每完成一個就設定一個新的檔案，千萬不要把檔案覆蓋過去儲存，所以每次記得另存新檔，然後檔案名稱可以設定一樣，再改成當天日期，如此可以很快速地找到過去及現在的資料，並且可以知道哪個是最新的，哪個之前做過，有時候我們反而需要過去的資料，但很多人會直接覆蓋檔案，如此過去的資料就再也找不回來了，所以記得每次都要「另存新檔」，如下圖光是點名表就有好幾份。

記得每修改完後要另外存檔，保留舊檔

再來小編還會自己另外弄一個學生聯絡資料的檔案出來，雖然這資料可以直接從教務處系統匯出，但小編還是習慣另外做一個存在自己的手機裡面，以利隨時方便連絡家長、學生，否則像小編班上50幾位學生，我這樣手機要存100多支號碼說真的有點辛苦啊！

可以方便找到學生、家長的聯絡方式

以上就是小編平常整理零碎電子檔的方式，雖然是很簡單的方式，但當時間累積下來你會發現這是個很可觀的成果，可能哪天你想到了再回去看看，所有的畫面會一一浮現出來，像小編也用這樣的方式整理照片，從2005年到現在累積了好幾萬張照片，但因資料夾清楚分類，也不會出現「我拍這個照片幹嘛」或是「這是哪時候拍的阿」這種狀況。每個資料夾名稱都是例如「17.08.20坪林夜拍銀河」這樣完整命名。